Organização e controle de fluxo de documentos

Contexto A academia Saúde e Vida está presente há 20 anos no mercado e conta com mais de dez filiais em todo o estado. Essa academia tem se destacado no mercado em razão de sua administração, havendo diversos setores, dentre eles o de RH. O RH é um dos setores que mais utiliza documentos nas suas operações, por exemplo:

• Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa
• Controle de distribuição de equipamentos de proteção individual (EPIs) e uniformes da empresa
• Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias
• Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais

Atualmente, não basta apenas organizar os documentos empresariais nas empresas, é necessário também gerenciar e controlar os fluxos desses documentos. Sabendo disso, a academia Saúde e Vida solicitou seu auxílio para gerenciar e controlar esses fluxos.

Atividade Escolha um método de arquivamento para organizar e controlar cada tipo de documento do setor de RH da empresa e determine os tipos de arquivos que serão utilizados. Além disso, justifique sua resposta quanto aos métodos de arquivamentos e aos tipos de arquivos escolhidos para a organização dos documentos da academia.

Entrega Escreva a sua proposta em um editor de texto, como o Word, e salve o arquivo em seu computador.

Para organizar e controlar os documentos do setor de RH da academia Saúde e Vida, sugiro os seguintes métodos de arquivamento:

1. Planilhas de controle de entrada e saída do expediente: Utilizar um sistema de arquivamento digital em nuvem, como o Google Drive ou Microsoft OneDrive, para facilitar o acesso e a atualização em tempo real. As planilhas podem ser organizadas por mês e ano, garantindo fácil localização e histórico.

2. Controle de distribuição de EPIs e uniformes: Criar um banco de dados digital utilizando softwares como Microsoft Access ou Google Sheets. Isso permite um controle detalhado e atualizado dos itens distribuídos, além de facilitar a geração de relatórios.

3. Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias: Utilizar um software de gestão de folha de pagamento, como o ADP ou Totvs, que permite o armazenamento seguro e o controle eficiente desses documentos, além de garantir conformidade com as normas trabalhistas.

4. Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais: Manter arquivos físicos organizados em pastas suspensas, categorizadas por ordem alfabética, em um arquivo deslizante. Além disso, digitalizar todos os documentos e armazená-los em um sistema de gestão de documentos (DMS) para garantir segurança e facilidade de acesso.

Justificativa:

• Arquivamento digital: Facilita o acesso remoto, a colaboração e a atualização em tempo real, além de reduzir o espaço físico necessário.
• Banco de dados: Permite um controle detalhado e a geração de relatórios, essencial para a gestão eficiente de EPIs e uniformes.
• Software de gestão: Garante conformidade legal e segurança no armazenamento de documentos sensíveis, como folhas de pagamento.
• Arquivos físicos e digitais: A combinação de ambos garante segurança e acessibilidade, além de preservar documentos originais importantes.

Esses métodos garantem uma gestão eficiente e segura dos documentos do setor de RH, atendendo às necessidades da academia Saúde e Vida.