Qual é o objetivo da categorização e etiquetagem de documentos e arquivos?
Questão
Qual é o objetivo da categorização e etiquetagem de documentos e arquivos?
Alternativas
a) Compartilhar automaticamente documentos e arquivos com outras pessoas.
b) Facilitar a localização e o acesso às informações necessárias, aumentando a produtividade e a organização.
c) Criptografar documentos e arquivos confidenciais.
d) Reduzir o tamanho dos arquivos para economizar espaço de armazenamento.
Explicação
A categorização e a etiquetagem (tagueamento) consistem em atribuir classes, assuntos, palavras‑chave ou metadados a documentos/arquivos para que eles sejam organizados segundo critérios padronizados.
- Problema que resolvem: quando há muitos documentos, encontrar o que se precisa pode ser lento e confuso sem uma estrutura de organização (pastas, categorias e/ou tags).
- Como ajudam: categorias e etiquetas permitem filtrar, pesquisar e agrupar documentos por tema, tipo, projeto, data, prioridade, responsável etc.
- Resultado esperado: com isso, melhora-se a localização e o acesso às informações certas no momento certo, aumentando produtividade e organização.
As demais alternativas tratam de ações que podem existir em sistemas de gestão documental (compartilhamento, criptografia, compressão), mas não representam o objetivo principal da categorização/etiquetagem.
Alternativa correta: (b).